理光办公设备运维及原装耗材合作共赢协议书

亚捷商贸×XX高校2026年度理光办公设备运维及原装耗材合作共赢协议书

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 甲方（需求方）：XX大学（以下简称“甲方”）

乙方（服务方）：西安亚捷商贸有限公司（以下简称“乙方”）

 一、合作背景与宗旨

 （一）合作背景

 甲乙双方已顺利完成2年办公设备合作，乙方为甲方提供的理光复印机、打印机、速印机运维服务及原装耗材供应，有效保障了甲方教学办公、行政事务及科研工作的高效开展，合作期间服务满意度达标，奠定了坚实的信任基础。为进一步深化合作，实现资源互补、协同发展，甲乙双方就2026年度理光系列办公设备运维及原装耗材供应达成共赢合作意向，特签订本协议。

 （二）合作宗旨

 遵循“平等互利、诚信履约、质量优先、协同赋能”原则，乙方以专业技术能力与优质产品资源，为甲方提供全方位办公设备服务，降低甲方设备使用成本、提升设备运行效率；甲方为乙方提供稳定合作场景，助力乙方深耕校园办公服务市场，共同构建长期稳定、互利共赢的校企合作生态。

 二、合作内容与范围

 （一）服务设备范围

 以本协议附件《2026年度甲方理光办公设备清单》为准，涵盖甲方教学区、行政楼、科研楼、图书馆等区域在用及新增的理光品牌复印机、打印机、速印机，设备型号、数量、使用位置等信息在附件中明确，新增设备需双方提前3个工作日书面确认并补充至清单。

 （二）核心服务内容

 1. 原装耗材供应服务

 - 耗材品类：匹配甲方理光设备型号的原装碳粉、硒鼓、感光鼓、定影组件、打印纸等耗材，乙方需提供理光品牌官方质量认证文件，确保耗材符合设备出厂标准及国家相关质量规范。

- 库存与配送：乙方在甲方指定区域设立耗材储备点，按甲方近6个月月均耗材消耗量的1.5倍备货，保障常用耗材库存充足；甲方通过线上工单或书面通知提交订单，乙方4小时内响应，校园内24小时内完成配送，配送时同步回收废旧耗材，按环保标准合规处理，不得随意丢弃。

- 质量保障：甲方有权对耗材抽样检测，若发现非原装、质量不合格耗材，乙方需无条件免费更换，并承担由此造成的设备损坏维修费用。

 2. 设备运维服务

 - 日常巡检：每月开展1次全量设备巡检（避开教学高峰时段），重点检查设备运行状态、耗材剩余量、部件磨损情况，填写《设备巡检记录表》，经甲方现场负责人签字确认后留存，每月5日前提交上月巡检汇总报告。

- 故障维修：建立24小时服务热线，甲方设备故障报修后，紧急故障（设备完全无法使用）30分钟内响应、2小时内上门，4小时内修复；一般故障1小时内响应、8小时内上门，24小时内修复；无法现场修复的，乙方需立即提供同型号备用设备，保障甲方办公不受影响；非工作时间（周末、假期）故障，12小时内上门处理。

- 预防性维护：每季度开展1次设备深度保养，包括设备内部清洁、部件校准、性能优化；每半年对高频率使用设备（日均打印量超500页）进行专项维护，检查定影器、搓纸轮等关键部件，提前排除故障隐患，延长设备使用寿命。

 3. 增值服务

 - 技术培训：每学期为甲方设备使用人员开展1次免费技术培训，内容涵盖理光设备正确操作、日常简单故障排查、耗材规范更换等，提升甲方人员设备使用效率，减少人为操作故障。

- 服务档案管理：乙方为甲方每台设备建立专属运维档案，记录设备巡检、维修、耗材更换、保养等全流程信息，实现设备服务可追溯，每年年底向甲方提交年度设备运维总结报告及下一年度维护建议。

 三、合作期限

 本协议有效期自2026年1月1日起至2026年12月31日止。协议到期前30日，双方基于合作履约情况协商续签事宜，未达成续签协议的，本协议到期后自动终止，乙方需配合甲方完成设备、耗材及服务档案的交接工作。

 四、双方权利与义务

 （一）甲方权利与义务

 1. 权利：对乙方服务质量、耗材质量进行全程监督，提出整改意见，乙方需在24小时内反馈整改方案；对超过500元的配件更换，有权要求乙方书面确认后再执行；因乙方服务失误导致教学、办公延误或设备损坏的，有权要求乙方承担相应赔偿责任。

2. 义务：提供清晰的设备清单、使用区域分布信息，为乙方巡检、维修提供必要配合（如开放场地、提供设备操作权限）；按时支付服务费用，不得擅自拆解、改装设备，设备使用中出现异常及时联系乙方；妥善保管乙方提供的备用设备，维修完成后及时归还。

 （二）乙方权利与义务

 1. 权利：按协议约定收取服务费用；要求甲方提供设备使用相关信息及必要配合，保障服务顺利开展；对无法维修的老旧设备，可向甲方提出合理的更换建议，附详细报价及方案。

2. 义务：严格遵守甲方校园管理规定，服务过程中避开教学时间，不影响正常教学秩序；维修、保养所用配件需为理光原装正品，更换配件需经甲方确认，故障配件交由甲方保管；指派2名以上具备理光设备专业维修资质的技术人员负责服务，人员变动需提前7日书面通知甲方；严格保守合作中获知的甲方教学、行政等涉密信息，不得泄露、复制，协议终止后不得留存相关信息。

 五、费用结算与支付

 （一）费用构成

 协议费用包括原装耗材采购费、设备运维服务费、配件更换费三部分，具体单价及核算标准详见附件《2026年度合作费用明细表》，单价参照市场行情制定，若耗材、配件成本波动超±5%，双方协商调整后执行。

 （二）结算与支付方式

 采用月结方式结算，乙方每月5日前向甲方提交上月结算单，附耗材配送单、维修记录表、配件更换清单等凭证；甲方在收到结算单后10个工作日内完成审核，确认无误后通过银行转账方式支付款项；若对费用有异议，甲方需在5个工作日内书面通知乙方协商解决，逾期未提出视为认可结算金额。

 六、服务质量考核与违约责任

 （一）服务质量考核

 双方每季度开展1次服务满意度评估，考核指标包括耗材质量合格率（需达100%）、故障维修及时率（需达98%以上）、设备运行合格率（需达95%以上）、服务态度满意度（百分制85分以上为合格）；考核结果作为费用支付、后续合作的重要依据，连续两个季度考核不合格的，甲方有权单方面解除协议。

 （二）违约责任

 1. 甲方未按约定支付费用，每逾期1日，按应付未付金额的0.5%向乙方支付违约金；逾期超过30日，乙方有权暂停服务，由此造成的损失由甲方承担。

2. 乙方耗材供应不及时、提供非原装耗材，或运维服务未达约定标准，每次向甲方支付合同月均费用的5%作为违约金；造成甲方设备损坏、工作延误的，需承担全部维修费用及实际损失；累计3次违约的，甲方有权解除协议，乙方需退还已收取的未履约部分服务费。

3. 任何一方泄露对方涉密信息，需向对方支付违约金2万元，若违约金不足以弥补损失，违约方需补足差额。

 七、争议解决与其他

 （一）争议解决

 合作过程中发生的争议，双方优先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。

 （二）其他条款

 1. 本协议未尽事宜，双方可另行签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。

2. 本协议附件（《设备清单》《费用明细表》《巡检记录表》模板）为本协议组成部分，与本协议一并生效。

3. 本协议一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效，具有同等法律效力。

 甲方（盖章）：XX大学

法定代表人/授权代表（签字）：__________

日期：2026年____月____日

 乙方（盖章）：西安亚捷商贸有限公司

法定代表人/授权代表（签字）：__________

日期：2026年____月____日

结尾追问

我可以帮你补充协议附件（含设备清单、费用明细表模板），同时结合高校办公场景特点，优化服务响应时效与考核指标，让协议内容更贴合实际合作需求。